Hur man på bästa sätt kan arbeta systematiskt och innovativt med arbetsmiljöfrågorna?

Projekt: Projektledare för samordning av arbetsmiljöfrågor i framtidens hälso- och sjukvård

Den höga och ökande sjukfrånvaron på Karolinska Universitetssjukhuset, som på många andra arbetsplatser, ställer krav på ett förstärkt arbetsmiljöarbete. En viktig fråga blir hur man på bästa sätt kan arbeta systematiskt och innovativt med arbetsmiljöfrågorna eftersom frågor och utmaningar om medarbetarnas arbetsmiljö är av största betydelse för att sjukhuset ska kunna leva upp till målet att ge högkvalitativ och god vård i tider av stora förändringar.

Arbetsmiljön hänger ihop med de utmaningar som sjukhusen har i form av bemanning, personalomsättning, vårdplatser samt allas fokus – patienten först.

Projektet har haft fyra delar:

• nulägeskartläggning,

• bearbetning och omstöpning av sättet att fördela arbetsmiljöuppgifter i den nya verksamhetsmodellen,

• säkring av arbetsmiljökunskaper hos chefer,

• ett antal piloter där arbetsmiljöverktyg och metoder tagits fram och testats.

Rapporten från nulägesanalysen visade att sjukskrivningarna långsamt stiger och att kostnaderna för korttidssjukfrånvaron ökar. Det framkom också att många anser att arbetsmiljön har bäring på sjukhusets utmaningar: att rekrytera, behålla personal, dess kultur samt kvalitén på ledarskapet. Nulägesrapporten visade också att arbetsmiljöarbetet bedrivs i varierande grad och med varierande kvalitet inom sjukhusets verksamheter.

Resultat:

Projektet har arbetat fram en modell och tydliggjort för hur de nya cheferna ska ta sina fördelade arbetsmiljöuppgifter i den nya organisationen och i den nya verksamhetsmodellen. Detta i enlighet med lagstiftning inom arbetsmiljöområdet.

Sex skilda verksamheter testade verktyget Health Watch. Alla chefer är, trots den relativt korta pilottiden, mycket positiva till verktyget. Man uppger att verktyget är ett lättillgängligt arbetsmiljöverktyg, att medarbetare uppskattar den snabba återkopplingen, att KBT- övningarna ger bra och konstruktiva tips på vad man själv kan göra för att förbättra sin hälsosituation, att gruppen får inspel att göra något åt arbetsmiljösituationen kontinuerligt och att verktyget är ett bra komplement till den årliga medarbetarundersökningen.

Projektet utvärderade och stärkte sjukhusets grundläggande arbetsmiljöutbildning för chefer. En majoritet av cheferna uttryckte att de uppskattar utbildningen och att det fått ökad kännedom om arbetsmiljökraven och hur de ska agera.

Projektets rekommendationer:

• Fortsätt att genomföra och utveckla interna arbetsmiljöutbildningar/workshops där chefer får kunskap och ges möjlighet till erfarenhetsutbyte, diskussioner och reflektion utifrån case och egen verksamhets- och arbetsmiljösituation.

• Ge chefer möjlighet att påbörja arbetet med att reflektera och planera det systematiska arbetsmiljöarbetet i den egna rollen redan på arbetsmiljöutbildningarna.

• Säkerställ att alla Karolinskas chefer genomför arbetsmiljöutbildningen kontinuerligt, genomför godkända arbetsmiljötest och tar sina fördelade arbetsmiljöuppgifter.

• Gå på ledningens rekommendation och genomför upphandling av hälsoverktyg likt Health Watch.

• Låt intresserade chefer och verksamheter successivt komma igång med användande av hälsoverktyget. Jämför och utvärdera användningen av verktyget kontinuerligt. Lyft och kommunicera goda exempel för spridning inom organisationen.

• Tillsätt en arbetsmiljöexpert centralt, kunnig om verktyg, ledarskap och coachning. Expertens uppgift blir att inspirera och stödja HR Partners gällande kunskapsförmedling och stöd i verktygsanvändning till chefer och verksamheter (”train the trainers”).

• Se till att arbetsmiljö och hälsoverktyget används i verksamhetspiloter som också testar olika typer av schemaläggning, ger stöd i ledarskap kopplat till kvarstannande, effektivitet och kostnader.

• Se arbetsmiljöinsatser som långsiktiga investeringar, inte som kostnader.

• Ge chefer kunskaper om vikten av att agera tidigt ( att se och hindra problem innan de blir stora och kostsamma) samt att ha ögon för friskfaktorer i arbetsmiljön och att stärka dessa.

• Satsa och erbjud handledning och mentorskap till unga nya chefer samt till team med psykiskt utmanande arbetsuppgifter.

• Det är viktigt att Karolinskas nya organisation, verksamhetsmodell och arbetsprocess utvärderas i ett antal avstämningspunkter, där man säkerställer att arbetsmiljöaspekterna integrerats och tillämpats i önskvärd omfattning utifrån lagar och avtal.

• Ta med arbetsmiljö i styrkortet för chefer och följ upp hur de klarar arbetsmiljöarbetet kopplat till andra strategiska frågor.